Dystrybucja
PODRĘCZNIK WIEDZY PRAKTYCZNEJ I DOŚWIADCZEŃ WŁASNYCH, CZYLI O TYM JAK WPROWADZIĆ SYSTEM SPRZEDAŻY I DYSTRYBUCJI W SWOJEJ FIRMIE.
Odsłona4
Łącznie czy rozłącznie oto jest pytanie?
Dobre pytanie, na które będziesz mógł odpowiedzieć sobie sam, jeśli dokładnie przyjrzysz się swojemu procesowi dystrybucyjnemu. W tej części chcę Ci przedstawić, z jakimi problemami ja borykałam się w naszym procesie i na co należało zwrócić szczególną uwagę. Kiedy wybrałam już odpowiednie oprogramowanie dla naszego sklepu, wprowadziłam zdjęcia, opisy, karty produktów etc, i fizycznie sklep był gotowy do implementacji w sieci, mogliśmy rozpoczynać funkcjonowanie. Mieliśmy opracowane moduły sprzedaży w sklepie, dostawy przez firmę kurierską, odpowiednio ustawionego pracownika, który na magazynie dystrybutora bezpośredniego był przygotowany do odbierania zamówień, pakowania towaru i wysyłania do Klienta. To o czym nie wspomniałam wcześniej, to rozwiązanie dotyczące integracji zewnętrznego sklepu z systemem magazynowym dystrybutora.Od samego początku miałam świadomość tego, że niezbędne będzie wprowadzenie skutecznego interfejsu, dzięki któremu możliwa będzie automatyczna aktualizacja stanów magazynowych w sklepie zewnętrznym.
Przypominam, że sklep był zarejestrowany na inną firmą, bo też taki w konsekwencji był zamysł pierwotny, aby określona ilość podmiotów zewnętrznych, mogła prowadzić swoje sklepy, które de facto będą sprzężone z magazynem dystrybutora. I tu pojawiło się kłopot natury egzystencjalnej. Ponieważ nasz dystrybutor korzystał z systemu ERP, a my z oprogramowania zupełnie innego dostawcy. Dostawca ERP, był delikatnie mówiąc mało elastyczny w kwestii współpracy zewnętrznej, więc stanęliśmy przed wyborem albo zmiany całego oprogramowania ERP albo oprogramowania sklepu, to drugi rozwiązanie, automatycznie narzucało by każdemu innemu podmiotowi zewnętrznemu używanie dokładnie tego samego oprogramowania, co z gruntu rzeczy ani nie było korzystne finansowo, a co gorsza dosyć skomplikowane, zarówno w samym tworzeniu sklepu jak i w późniejszej eksploatacji. Bardzo chcieliśmy wdrożyć sklep i zobaczyć jaki będzie efekt, chociażby sprzedażowy, więc postanowiliśmy raz na 3 dni dokonywać ręcznej aktualizacji stanów a w trackie szukać najlepszego rozwiązania tego tematu. To rozwiązanie nie było ani przyjemne ani szybkie. Jedna z osób, której dystrybutor powierzył dostępy do jego systemu zaciągała potrzebne dane a następnie obrabiała je odpowiedni w pliku CSV i wgrywała do sklepu zewnętrznego.
Po jakimś czasie funkcjonowało to już nawet nieźle z tym, że 3 dni to długi okres jak na tak dużą rotację towaru, więc bywało, że na sklepie widniał jakiś towar w ilości nawet średniej, a w rzeczywistości na magazynie już go nie było. Rozwiązaniem tego tematu jest tylko i wyłącznie zdalna integracja obu systemów. Przy połączeniu zdalnym do jednego magazynu można podciągnąć nawet 7-8 sklepów, które będą aktualizować dane automatycznie, po każdej sprzedaży. Dodatkowo, system automatycznie notuje jaki towar został pobrany z jakiego sklepu, co porządkuje kwestie fakturowania danej sprzedaży przez dystrybutora bezpośredniego.
W przypadku, kiedy nie ma interfejsu magazynowego, każdy z podmiotów zewnętrznych powinien prowadzić swój wewnętrzny magazyn wirtualny, określając pewną liczbę towarów, które będą zmieniać swój stan po sprzedaży w sklepie. Jest to niezwykle istotne dla prawidłowego prowadzenia ewidencji towarów zakupionych u dystrybutora. Bez magazynu wirtualnego, nie będziesz w stanie kontrolować tego czy towar, który został Ci zafakturowany przez dystrybutora pierwotnego, rzeczywiście został sprzedaży przez Ciebie w sklepie w tej ilości. Pamiętaj, że Klienci składają zamówienia w różny sposób, poprzez maile, w sklepie przez koszyk zakupów ale także telefonicznie i szybko możesz się pogubić w gąszczu faktur i paragonów. Aby mieć pełną kontrolę nad tym tematem konieczne jest dobre rozwiązanie magazynowe.
Pamiętaj:
- Powtórzenie z punktu dotyczącego wyboru oprogramowania, ale niezwykle ważne właśnie dlatego, aby móc od razu sprawnie zintegrować system magazynu głównego ze sklepami zewnętrznymi. Wybieraj oprogramowanie najpierw upewniając się, że jest ono spójne i kompatybilne, aby bez problemu aktualizować automatycznie dane z magazynu dystrybutora.
- Jeżeli zdecydowałeś się na ręczną aktualizację pamiętaj, aby zawsze prowadzić magazyn wirtualny dla siebie, najlepiej połączony z Twoim systemem fakturowania. Oczywiście są różne rozwiązania tego tematu, nawet w samym oprogramowaniu sklepu, nie mniej jednak oddzielny magazyn zaoszczędzi Ci dużo pracy oraz da dużo większą kontrolę.
Metoda nie spontan.
Kiedy patrzę na moje doświadczenia z perspektywy czasu i kolejnych
podobnych implementacji, myślę, że niezależnie od tego jaką branżą się
zajmujesz, jesteś w stanie wdrożyć tego typu dystrybucję nawet w
systemie franchyzowym, jeśli taka jest potrzeba. Na przykładzie naszego
procesu, mogę powiedzieć, że trial poszedł na tyle dobrze, że po
pierwszych miesiącach pracy obrót był na tyle zadawalający, że
dystrybutor wykupił od firmy zewnętrznej sklep, który implementowaliśmy.
Niestety z przykrością muszę stwierdzić, że nie poszedł za ciosem
multiplikując system szerzej. Pozostał przy 3 sklepach, bezpośrednio
zarządzanych przez pracowników firmy, poprzestając na tych założeniach,
na których mu najbardziej zależało w całym procesie.Wprowadzenie takiego sytemu dystrybucji, oczywiście nie zaczyna się i nie kończy na kwestach wyborów technicznych, czy obsługi Klienta. Pozostają te kwestie, o których wcześniej nie pisałam, jak:
Budżetowanie całościowe procesu
System rozliczeń z podmiotami zewnętrznymi
Polityka cenowa wspólna i rozdzielna
Reklama SEM/SEO
Marketing (wprowadzanie nowych produktów i marek)
Wspólne akcje wyprzedażowe
Zapewniam Cię jednak, że możesz to zrobić i jest to realnie opłacalne dla każdej ze stron.
Należy przy tym pamiętać, że aby system nawet w szerokim zakresie odniósł sukces, potrzebne jest połączenie wszystkich tych elementów w całość i dopasowanie ich do Twoich potrzeb i celu, który chcesz osiągnąć. Jeśli odpuścisz chociażby jeden ważny element lub od początku nie wprowadzisz zasad jakości w systemie, będziesz musiał poczekać dużo dłużej na prawidłowy efekt działania
W kolejnej odsłonie.
Własny biznes? czyli kupię i sprzedam
Jeśli zainteresowało Cię, to o czym pisałam i sam chcesz przekonać się czy taki sposób dystrybucji jest możliwy, prawdziwy i opłacalny, czytaj to co pojawi się niebawem w kolejnej publikacji.
Brak komentarzy :
Prześlij komentarz